Jumat, 17 Februari 2012

MEMASUKKAN DATA ANGKA PADA MICROSOFT EXCEL

Pada tahun 2011 , PT Bajaj Auto Indonesia memesan suku cadang motor ke perusahaan induknya di India. Mereka memesan sebanyak 1000 buah. Sebulan kemudian pesanan pun datang. Tapi jumlah suku cadang yang datang bukan 1000 buah seperti yang dipesan, melainkan hanya satu buah. Ketika hal itu dikomplain ke India, mereka menjawab, memang yang ditulis di pesanan hanya satu buah, ya dikirim satu buah. Setelah masalah itu dicek,  ternyata pada surat pesanan ditulis 1.000 pieces. Orang Indonesia akan membaca tulisan itu seribu buah, tetapi orang India membacanya satu buah.
Masalah ini terjadi karena perbedaan cara penulisan bilangan desimal pada ejaan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Kita tahu bahwa MS office disusun oleh orang – orang yang menggunakan Bahasa Inggris. Jadi ejaan yang digunakan adalah ejaan Bahasa inggris. Karena itu ketika kita mengetik pada MS Word, maka semua kata yang kita ketik selalu ditandai gergaji merah di bawahnya, kecuali kata kata yang berasal dari bahasa Inggris. Kata – kata yang ditandai itu menurut MS Word adalah kata – kata yang salah ejaannya ( ejaan Inggris tentunya).
Begitu juga ketika seorang bendahara membuat laporan keuangan menggunakan Microsoft Excel, seringkali kesulitan dalam  menjumlahkan angka-angkanya, karena rumus yang diketiknya tidak berfungsi, sehingga terpaksa menggunakan kalkulator manual untuk menghitung. Begitu juga dengan format tanggalnya yang selalu berubah sendiri bila menekan enter.  Padahal Ms excel menyediakan fasilitas sangat lengkap untuk Mengolah angka – angka itu ( Namanya saja program pengolah angka ). Sebenarnya masalah itu tidak sulit mengatasinya. Berikut ini beberapa tips untuk mengatur agar Komputer mengenali ejaan Indonesia.
A.      Mengatur Regional Options
a.       Klik Start, Control panel, pilih Clock, language and region
b.      Pilih Change The Date, time or number formats
c.       Jika pada kotak Format tertulis English(United States), klik tanda 6kemudian pilihlah Indonesian(Indonesia).
d.      Klik Apply, lalu klik OK
B.      Cara mengetik angka pada MS Excel
Apabila kita telah mengisi suatu sel dengan angka tertentu, kemudian pindah ke sel lain atau menekan enter, sebenarnya MS Excel langsung memberi tahu kepada kita apa yang kita tuliskan. Bila angka yang kita ketikkan berpindah ke tepi kiri sel setelah kita tekan enter, berarti tulisan kita dibaca sebagai angka ( sudah benar). Bila angka tetap di tepi kanan berarti excel membacanya sebagai text ( berarti salah ketik ). Untuk menghindari kesalahan itu ketiklah dengan cara berikut :
a.       Selalu mengetik angka dan tanda decimal dengan tombol numeric ( bila menggunakan personal computer, bukan laptop)
b.      Jangan memberi satuan apapun ( buah, meter, km, dsb). Tulislah satuan di sel belakangnya atau pada head table.
c.       Jangan menulis satuan mata uang di depan nominal uang.
d.      Tulislah jumlah uang angkanya saja, tanpa mata uang, titik, atau koma. Pada sel yang nilainya nol, sebaiknya diketik 0.
e.      Supaya laporan keuangan sesuai kaidah akuntansi, maka blok sel yang berisi keuangan, kemudian klik Format, Format Cells, Pilih Accounting, pilih mata uang yang diinginkan, jumlah decimal yang ditampilkan ( sebaiknya pilih nol, supaya tidak panjang ), OK
f.        MS Excel secara otomatis menampilkan mata uang, tanda pemisah ribuan dengan rapi. Sel yang berisi 0 berubah menjadi  “-“. Cara ini dapat juga dilakukan terbalik, yaitu sel yang masih kosong diformat dulu dengan cara di atas, lalu diisi dengan angka.
g.       Jika kita memilih Text pada Format Cells, maka semua isi sel dianggap sebagai teks dan berada di tepi kiri. Kita bisa mengetik nomor telepon atau nomor tes pada sel ( misalnya 08765433)
Catatan : Tampilan yang terjadi hanya berlaku pada computer yang sudah kita atur ( setting ) dengan benar. Bila dibuka di computer lain yang belum diatur, maka tulisan tampil dengan ejaan amerika . Jadi kalau mau mencetak, waspadalah, waspadalah !!!
Sekilas Info  :
Bila pada suatu sel kita ketikkan =today() tanpa spasi, maka sel tersebut akan menampilkan tanggal hari ini, tentu saja jika tanggal di computer sudah diatur dengan benar.

5 komentar:

  1. zapplerepair pengerjaan di tempat. Zapplerepair memberikan jasa service onsite home servis pengerjaan di tempat khusus untuk kota Jakarta, Bandung dan Surabaya dengan menaikan level servis ditambah free konsultasi untuk solusi di bidang data security, Networking dan performa yang cocok untuk kebutuhan anda dan sengat terjangkau di kantong" anda (http://onsite.znotebookrepair.com)
    TIPS DAN TRICK UNTUK PENGGUNA SMARTPHONE

    BalasHapus